引越ししたらハガキで知らせるべき？転居報告の書き方やマナーを解説

引越ししたらハガキで転居報告は必要？

「転居のはがきを出したほうがいいのだろうか」と迷う方は少なくありません。
結論からいえば、引越し後に転居はがきを出すことは必須ではありません。
最近ではSNSやメール、LINEなどで近況を伝える人も増えており、従来のように必ずはがきで報告するという習慣は薄れつつあります。
特に、親しい間柄ならば、SNSやLINE、メールで十分でしょう。
職場の場合も、メール連絡が一般的になりました。
しかし、はがきが全く不要になったわけではありません。
ここでは、転居をハガキで知らせたほうがおすすめのケースなどをご紹介します。

引越しハガキを出したほうがよい相手とは

引越しハガキを出したほうがよい相手とは、「目上の方やお世話になっている方」と「年賀状のみでお付き合いがある方」の2つです。

個人的にお世話になっている上司や恩師、取引先など、立場が上の方にはハガキで転居報告をしておくほうが丁寧な印象を与えます。
特に、主にリモートワークで働いている方は、引越しした場合は改めてはがきであいさつするといいでしょう。
学生の場合も、お世話になっている目上の方がいる場合は引越したらはがきであいさつすると好印象です。
また、高齢の方の場合は形式を重んじる傾向があるため、書面での報告のほうが丁寧な印象を与えるでしょう。
この他、自営業の場合は住所変更が業務に関わることもあるため、書面で広く知らせることが望ましいでしょう。

また、毎年年賀状を交換している相手には、住所が変わったことを早めに伝えておくことで、年末の宛先間違いを防げます。
年賀状シーズン直前に慌てて知らせるよりも、引越し後なるべく早めに転居はがきを出しておくと安心です。
特に、年賀状でしかお付き合いのうすい親戚や知人などには、近況報告を兼ねて転居のお知らせをハガキで出しておきましょう。

引越しハガキの作り方

引越しはがきは、手書きでも印刷でも問題ありません。
近年では、パソコンやスマートフォンのアプリを使って簡単にデザインを作成できます。
写真入りのはがきにする人も増えており、新居の外観や家族写真を掲載することで近況報告を兼ねることもできます。
広く転居のお知らせを配る場合は、親しい人、会社関係、目上の方とデザインを分けてもいいでしょう。
文章は、かしこまりすぎず、かといって砕けすぎない表現を心がけることが大切です。
ビジネス関係や目上の方に送る場合は、敬語を適切に使い、カジュアルな表現は控えます。
なお、ビジネス用の転居の挨拶状は文章だけでもかまいません。
自分で作成する場合は、誤字脱字がないかを必ず確認してから投函することも大切です。
特に住所の記載ミスは大きなトラブルにつながる可能性があるため、慎重にチェックしてください。

なお、大量に印刷する場合は印刷サービスを利用するのもおすすめです。
現在は、デザイン作成から印刷、投函代行まで依頼できるところもあります。
忙しい引越し直後には、こうしたサービスを活用するのも一つの方法です。
印刷会社に依頼すれば、テンプレートも豊富なので万人向けの転居届を作れます。
価格や納品日を考えて複数の業者を比較して業者を選びましょう。

ちなみに、引越しはがきに記載する内容は以下の通りです。

＜ 引越しはがきに記載する内容 ＞

• 正確な新住所：郵便番号・マンション名・部屋番号まで忘れずに
• 引越しした日付：「○月○日に転居いたしました」といった表現が一般的
• 挨拶：「今後とも変わらぬお付き合いをお願いします」「お近くにお越しの際は、ぜひお立ち寄りください」など
• 差出人の氏名：家族全員分を連名でも可。

子どもの名前を記載する場合は、読み仮名を添えると親切です。
電話番号やメールアドレスを記載するかどうかは任意ですが、必要に応じて追加してください。

引越しハガキを出すタイミング

引越しはがきを出すタイミングは、引越し後1か月以内が目安です。
あまり早すぎると転送手続きが間に合わない可能性がありますし、遅すぎると報告の意味が薄れてしまいます。

新居での生活が落ち着き、住所や電話番号などが確定してから作成するのが理想的です。
また、年賀状の時期が近い場合は、年賀状で転居を知らせる方法もあります。
ただし、年賀状を多くの方とやりとりする場合は、転送届けを郵便局に出していても、転居はがきを出したほうが無難です。

SNSやLINEで新住所を教える注意点

メールやSNSで転居の報告をする場合は、注意点もあります。
以下の点に注意しましょう

＜ SNSやLINEで新住所を伝える際の注意点 ＞

• LINEやSNSは個人宛てに送る：原則としてグループLINEやタイムラインには流さない。
• 会社のメールアドレスを利用する場合は、許可を取ったほうが無難
• メールでお知らせする場合は「転居のお知らせ」と明記する
• 一斉送信をする場合は、BCCとCCを使い分ける
• メールアドレスが有効かどうかチェックしたうえで送る

また、ビジネス関係の相手にお知らせする場合は、絵文字や砕けた表現を避け、あいさつや文面などはビジネスメールのマナーに沿って作成しましょう。
この他、誤送信は個人情報漏えいにつながる可能性があります。
気軽に送れるからこそ、内容と送信範囲を慎重に見直したうえで連絡することが重要です。
特に、SNSは一度情報が流出すると完全に消去するのは困難なので注意してください。

福岡県で引越し会社選びに迷ったらジャック引越センターに相談してみよう

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まとめ

引越しの際に出す転居ハガキは、現在ではLINEやSNS、メールで対応できます。
特に、単身の引越しでは無理にはがきを送る必要はありません。
その一方で、転居ハガキは今も丁寧な方法として認知されています。
目上の方やお世話になっている方には出したほうが無難であり、親戚や年賀状をやり取りしている相手にもおすすめです。
文面には新住所や転居日、簡単な挨拶文を記載し、引越し後1か月以内を目安に投函するとよいでしょう。
自分の状況や相手との関係性を踏まえ、必要に応じて選択することが大切です。
また、福岡で引越し会社選びに悩んだ場合は、ジャック引越センターに相談してみるのがおすすめです。
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急な引越しにも可能な限り対応してくれるので、まずは相談してみてください。